หน่วยที่ 2

1. ระบบและวิธีการเชิงระบบ

การทำงานใดๆ ให้ประสบผลสำเร็จ บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐาน วิธีการที่มีลำดับขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำๆได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและเหมาะสม เราเรียกกระบวนการขั้นตอนนี้ว่า ‘’ระบบ’’

ระบบ (System)

ระบบ หมายถึง การนำปัจจัยต่างๆ อันได้แก่ คน (People) ทรัพยากร (Resource) แนวคิด (Concept) และกระบวนการ (Process) มาผสมผสานการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ได้วางแผนไว้

วิธีการเชิงระบบ (System Approach)

วิธีการเชิงระบบ คือ การจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้อย่างประหยัดให้ เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและสถานการณ์ เพื่อให้การทำงานนั้น ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบของวิธีระบบ

1. ปัจจัยนำเข้า ( Input )  หมายถึง วัตถุ สิ่งของต่างๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์

2. กระบวนการหรือการดำเนินงาน (Process)หมายถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์

3. ผลลัพธ์ (Output) หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการปัจจัยนำเข้า ซึ่งผลงานที่ได้รับนั้นอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ แล้วต้องสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้

2. ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information system) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด

3. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศมีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ

ระบบการคิด

ระบบการคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจงและจัดหมวดหมู่ ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูง

ระบบเครื่องมือ

ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

3.2 องค์ประกอบด้านต่างๆของระบบสารสนเทศ

เนื่องจากสารสนเทศ เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่างๆ องค์ประกอบสารสนเทศของแต่ละงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน

3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย

องค์ประกอบด้านจุดมุ่งหมายในการแก้ปัญหา

3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน

3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน

ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูล และระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป(Information Process System)

4. ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ

เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากรเพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ

1. วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน

2. วิเคราะห์หน้าที่

3. วิเคราะห์งาน

4. วิเคราะห์วิธีการและสื่อ

ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)

1.           การเลือกวิธีการหรือกลวิธีเพื่อหาช่องทางไปสู่จุดหมายแล้วทดสอบและทดลอง

2.            ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีดำเนินการแก้ปัญหา

3.            ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์

ขั้นตอนที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (construct a Model)

แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจจะเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ ซึ่งทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงานอย่างชัดเจน

5. ประเภทของระบบสารสนเทศ

การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ

ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน

ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลากหลายแผนก โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนหนึ่งไปอีกแผนหนึ่ง

6. ข้อมูลและสารสนเทศ

การทำงานใดๆที่จะให้ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุม และตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหา สาระ บุคลากรและวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม

6.1 ข้อมูล (Data)

ข้อมูล หมายถึง ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว ซึ่งยังไม่มีการประมวล

ข้อมูลดิบ (raw data)

ข้อมูลดิบ (Raw Data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการเก็บ ยังไม่ได้จัดรวบรวมเป็นหมู่เป็นกลุ่มหรือจัดเป็นพวก

6.2 สารสนเทศ (information)

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

6.2.1 คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี

6.2.2 ชนิดของข้อมูล

ข้อมูลตามลักษณะการจัดเก็บซึ่งแบ่งออกเป็น4ชนิด คือ

1.           ข้อมูลที่เป็นตัวเลข   à ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่างๆในเชิงปริมาณ

2.            ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ à ใช้บรรยายความหมายหรือแทนข้อมูลบางอย่าง

3.            ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข à มีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และตัวสัญลักษณ์พิเศษ

4.            ข้อมูลมัลติมีเดียหรือสื่อผสม  à เช่น ภาพ เสียง ข้อความ ปนกัน

6.3 ความรู้ (Knowledge)

ทุกยุคทุกสมัยทั้งในอดีต ปัจจุบันและอนาคต ความรู้มีความสำคัญต่อมนุษย์ สังคม และสิ่งแวดล้อมเสมอ เพราะมนุษย์ใช้ความรู้ในการแก้ปัญหา การสร้างผลงาน

6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล

               1. การรวบรวมข้อมูล

               2. การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล

               3. การจัดการข้อมูล

               4. การควบคุมข้อมูล

               5. การสร้างสารสนเทศ

6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล

      1. การสำรวจด้วยแบบสอบถาม      2. การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล      3.การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเองหรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ

เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล

หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูลซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน

1. สถานีงาน (workstation) หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุดที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้ร่วมกันหรือจัดไว้โต๊ะทำงานของแต่ละบุคคล เรียกว่าคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือเรียกย่อๆว่า PC

2. เครื่องบริการ (Server) เป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูล เครื่องบริการจะมีโปรแกรมควบคุมการทำงานซึ่งเรียกว่าระบบปฏิบัติการเครือข่าย

เครือข่ายสื่อสารข้อมูล คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้โดยใช้สายสื่อสารข้อมูลที่ทำจากทองแดงหรือเส้นใยแก้วนำแสง นิยมแบ่งเครือข่ายตามพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งาน
ได้แก่ LAN WAN Internet

1. แลน (LAN = Local Area Network)    คือ เครือข่ายเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่            
     อยู่ใกล้กัน

2. แวน (WAN=Wide Area Network)
คือ   เครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า 10กม. ขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร จะเชื่อมโยงด้วยระบบสื่อสาธารณะ เช่น สายโทรศัพท์

3. อินเทอร์เน็ต (Internet)
คือ เครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมพื้นฐานกว้างไกลทั่วโลก